Kokouskutsut digimuotoon

10.12.2019

Postin työtaistelutoimenpiteet aiheuttivat monelle joulukuussa kokoustavalle taloyhtiölle vaikean pulmatilanteen. Useimmissa taloyhtiöissä yhtiöjärjestyksen mukaan kokouskutsut toimitetaan osakkeenomistajille edelleen kirjallisesti postitse. Kun posti ei kulkenutkaan, olikin kokouksen koollekutsuminen yhtäkkiä ylitsepääsemätön paikka. Etenkin suurissa taloyhtiöissä, joissa suuri määrä osakkeenomistajia asuu muualla kuin talossa, ainoa varma vaihtoehto oli siirtää kokousta.

Postin kulun häiriötilanne oli yllättävä ja poikkeuksellinen. Kuitenkin normaalioloissakin on tullut esille postin kulun hitaudesta aiheutuvaa ongelmaa kokouskutsujen toimittamisessa. Jos kokouskutsu saapuu vastaanottajalle vasta pari päivää ennen kokousta, voi kokoukseen osallistuminen helposti jäädä väliin.

Riski siitä, ettei taloyhtiön päätöksenteko halvaantuisi postitusteknisten häiriöiden tai epävarmuuden takia, on poistettavissa tai ainakin pienennettävissä. Ellei taloyhtiön yhtiöjärjestys mahdollista sähköpostitse toimitettavaa kokouskutsua, sellainen maininta kannattaa yhtiöjärjestykseen lisätä. Yhtiöjärjestysmuutoksen jälkeen taloyhtiön kannattaa aktiivisesti pyytää osakkeenomistajiltaan sähköpostiosoitteet kutsujen toimittamista varten.

Aivan kaikkia osakkaita ei varmasti saada sähköpostikutsujen piiriin, mutta yhtiötä hyödyttää se, mitä laajemmin se sähköpostikutsua voi käyttää. Kopiointi, kirje- ja postimaksut poistuvat, kutsujen toimitus nopeutuu muutamista päivistä muutamiin minuutteihin ja muutos on myös ekologinen ratkaisu. Eikä kutsujen toimittaminen ole enää perinteisen postin toimittamisen armoilla.

Ja kun kutsut saadaan sähköisesti osakkaille, niin yhtä helposti, edullisesti ja nopeasti kulkee kokouksen päätöksiä ja taloyhtiön toimintaa koskeva muukin viestintä.