Uusi isännöitsijäkin tarvitsee perehdytyksen

22.11.2018

Syystä tai toisesta taloyhtiössä tulee joskus vastaan tilanne, jossa isännöinti ja isännöitsijä vaihtuvat. Vaihdon yhteydessä luovutetaan ja siirretään paljon aineellista ja digitaalista materiaalia toimijalta toiselle. Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on valvoa, että vaihdon yhteydessä dokumentoidaan luovutettu ja vastaanotettu aineisto asianmukaisesti.

Ei ole harvinaista, että isännöinnin vaihtuessa havaitaan puutteita luovutettavassa aineistossa. Jos aineistoa ei kunnolla dokumentoida, on myöhemmin vaikeaa selvittää, kuka esimerkiksi vastaa kadoksissa olevista piirustuksista tai jopa talon avaimista. Siksipä taloyhtiön hallituksen on syytä varmistaa se, että luovutettava aineisto kokonaisuudessaan siirtyy uudelle isännöinnille. Tämä varmistus koskee myös niitä tapauksia, joissa aineistoa siirretään ammattilaiselta toiselle ammattilaiselle.

Hallituksen kannattaa muutenkin valmistella isännöinnin vaihdos huolella. Usein ei tiedosteta sitä, että uusi isännöitsijä ei tunne kiinteistön erityisominaisuuksia, saatikka historiaa. Vaihdosten yhteydessä menetetään aina jonkin verran kokemusperäistä, ns. kirjoittamatonta tietotaitoa.

Oletusarvona tuntuu liian usein olevan, että uusi toimija aloittaa tehtävät sujuvasti siitä, mihin edeltäjä ne jätti. Käytännössä uusi isännöitsijä joutuu opettelemaan uuden asiakastaloyhtiön erityispiirteitä ja käytäntöjä joskus hyvinkin pitkään.

Kenen sitten kuuluisi perehdyttää isännöitsijää? On hyvä tietää, että pääsääntöisesti tehtäviä luovuttava edeltäjä ei tähän kovin pitkälle taivu, ovathan toimijat usein toistensa kilpailijoitakin. Tehtävä jää – ihan luontevastikin - taloyhtiön hallitukselle. Isännöintialalla on kuitenkin hyvin vähän kokemuksia siitä, että asiakas olisi kattavasti perehdyttänyt uuden isännöitsijän.

Taloyhtiön toimintaa palvelisi suuresti se, että hallitus varaisi aikaa uuden isännöitsijän perehdyttämiselle. Kunnollinen tutustuminen kiinteistöön, keskeneräisiin projekteihin, taloyhtiön erityispiirteisiin ja käytäntöihin, oleellisiin historiatietoihin sekä taloyhtiön strategiaan antaisi hyvää tukea uudelle toimijalle. Ilman perehdytystä monia tietämättömyydestä johtuvia ongelmia ratkotaan vasta sitä mukaa, kun niitä eteen ilmaantuu.