Sähköä ja säästöä päätöksentekoon

25.4.2022

Kovin monta vuotta ei ole siitä, kun eräässä talousalan julkaisussa ihmeteltiin asunto-osakeyhtiöiden konservatiivista tapaa lähettää paperisia kokouskutsuja osakkeenomistajille. Artikkelissa taloyhtiöiden hallintokäytäntöjä pidettiin paikalleen jämähtäneenä. Havainto oli tuolloin melko oikeaan osunut, sillä edelleenkin suuressa osassa taloyhtiöitä kokouskutsut ja -asiakirjat toimitetaan postitse.

Kriisit ovat sittemmin pakottaneet taloyhtiöitä ottamaan askeleita kohti digitaalisempia käytäntöjä. Postin lakko halvaannutti vuoden 2019 lopulla viikoiksi kokousten koollekutsumisen ja vauhditti siirtymää sähköiseen kokouskutsuun. Pian postilakon jälkeen pandemia jäädytti yhtiökokousten järjestämisen kokoontumisrajoituksineen. Kokousten siirtäminen suotuisampaan ajankohtaan ei ollut ratkaisu niille taloyhtiöille, joilla asialistalla oli korjaushankkeita tai muita kiireellisiä päätöksiä. Apu löytyi digitalisaatiosta. Etäosallistuminen kokoukseen sähköisellä tietoliikenneyhteydellä mahdollisti monia taloyhtiöitä järjestämään yhtiökokouksia turvallisesti.

Digitaalisimmillaan päätöksenteko sujuisi tänä päivänä siten, että osakkeenomistaja saa sähköpostiinsa kokouskutsun sekä kokousasiakirjat. Kokousasiakirjat on saatettu julkaista myös taloyhtiön kotisivuilla. Osakas ilmoittautuu kokoukseen etäosallistujana ja käyttää tarvittaessa äänioikeuttaan sähköpostiinsa tai puhelimeensa tulevan sähköisen äänestyslipun välityksellä. Kokouksen jälkeen kokousvirkailijat allekirjoittavat pöytäkirjan sähköisellä allekirjoituksella ja osakkeenomistajat saavat yhtiökokousta koskevan osakastiedotteen sähköpostiinsa. Kokouspöytäkirja on luettavissa taloyhtiön kotisivuilla.

Kokoustamiseen kehitettyjen digitalisointien tarkoituksena ei ole ollut syrjäyttää perinteistä, fyysistä kokousta. Kehitys on pikemminkin tuonut kokoustamiseen välineitä, joiden avulla päätöksiä voidaan tehdä vaikeissakin olosuhteissa. Ei tarvita postilakkoa tai pandemiaa, sillä kokoukseen osallistuminen on usein voinut jäädä osakkeenomistajalta väliin, jos kokouspäivä on sattunut samaan ajankohtaan esimerkiksi matkan tai muun liikuntarajoitteen kanssa. Tarkoituksenmukaista varmasti on, että näissäkin tapauksissa osakas pystyisi osallistumaan päätöksentekoon sähköisin työkaluin.

Asunto-osakeyhtiöissä digitalisaatio kannattaa ehdottomasti ottaa tarvittavilta osin hyötykäyttöön. Suuria investointeja ei tarvita, pikemminkin päinvastoin, digitalisaatiolla voi saavuttaa merkittäviäkin säästöjä kokouskustannuksista.