Mistä on onnistunut yhtiökokous tehty?

22.3.2024

Yhtiökokouskausi on käynnistymässä vilkkaimmilleen. Tänä keväänä monessa taloyhtiössä saattaa olla edessä ensimmäinen yhtiökokous sen jälkeen, kun yhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään, ja tämä tuo mukanaan joitakin muutoksia verrattuna aiempaan. Lienee paikallaan siis kerrata, millä tekijöillä varmistetaan sekä yhtiökokouksen lainmukaisuus että toisaalta myös onnistuminen muutoinkin parhaalla mahdollisella tavalla.

Yhtiökokouksen koolle kutsuminen ja yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Hallitus päättää kokouksessaan yhtiökokouksen koolle kutsumisesta, yhtiökokouksen pitotavasta sekä yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Mikäli kyseessä on varsinainen yhtiökokous, tulee se pitää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja kokouksessa käsitellään vähintään lain mukaiset asiat. Tärkeää on muistaa, että yhtiökokouksessa voidaan tehdä päätöksiä vain niistä asioista, joista on mainittu yhtiökokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava mahdollisesta etäosallistumismahdollisuudesta.

Yhtiökokouskutsujen lähettäminen

Kokouskutsu yhtiökokoukseen on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä voidaan kahden viikon määräaikaa pidentää ja kahden kuukauden määräaikaa lyhentää. Jos kokouskutsut lähetetään esimerkiksi postitse, on kutsujen toimittamispäivä niiden postituspäivä eli käytännössä laki ei siis edellytä, että kokouskutsut ovat osakkailla kahta viikkoa ennen yhtiökokousta.

Kirjallinen kokouskutsu tulee toimittaa jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa. Sähköpostitse kokouskutsu voidaan toimittaa osakkaalle, joka on ilmoittanut sähköpostisoitteensa kutsun toimittamista varten. Yhtiöjärjestyksessä voidaan lisäksi määrätä tiukennuksia kokouskutsujen toimittamistapaan, esimerkiksi niin, että kokouskutsut tulee toimittaa osakkaille todistettavasti tai kokouskutsu tulee lisäksi julkaista yhtiön ilmoitustaululla. Tällaisia yhtiöjärjestysmääräyksiä on noudatettava.

Osakkaiden yhteystiedot yhtiökokouskutsun lähettämistä varten

Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, vastaa Maanmittauslaitos jatkossa osakeluettelon ylläpidosta. Siirron jälkeen myös yhtiökokouskutsut lähetetään osakkeenomistajien huoneistotietojärjestelmään tallennettuihin yhteystietoihin. Yhtiö saa osakkaiden yhteystiedot joko Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta tai suoraan käytössä olevaan isännöintijärjestelmään. Joka kerta ennen yhtiökokouskutsujen lähettämistä osakkaiden ajantasaiset yhteystiedot tulee siis hakea huoneistotietojärjestelmästä, sillä osakkaiden tulee jatkossa ilmoittaa yhteystiedoissaan tapahtuneista muutoksista suoraan Maanmittauslaitokselle.

Kenellä on oikeus osallistua yhtiökokoukseen?

Kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle, arvioidaan osakkeenomistajan oikeutta käyttää hänelle kuuluvia oikeuksia, mm. osallistumis- ja äänioikeutta yhtiökokouksessa, osin eri tavalla kuin aiemmin.

Jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen, mutta osallistumisen edellytyksenä on kuitenkin se, että osakkeenomistaja on yhtiökokousta edeltävänä päivänä eli ns. yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmän osakehuoneistorekisteriin. Täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneilla omistusmuutoksilla ei ole vaikutusta osallistumisoikeuteen tai äänimäärään.

Ennen osakeluettelon ylläpidon siirtoa uudella osakkeenomistajalla oli mahdollisuus tulla yhtiökokoukseen ja esittää paikan päällä luotettava selvitys saannostaan, ja näin päästä heti osallistumaan yhtiökokouksen päätöksentekoon - jatkossa tämä ei kuitenkaan enää lähtökohtaisesti ole mahdollista, jos omistusvaihdos on tapahtunut osakeluettelon ylläpidon siirron jälkeen. Tämän ja Maanmittauslaitoksen käsittelyruuhkien vuoksi ostajan kannattaakin tällä hetkellä tarvittaessa pyytää myyjältä valtakirja yhtiökokoukseen osallistumiseksi.

Yhtiökokouksessa

Yhtiökokouksen kokousmenettely nojautuu asunto-osakeyhtiölakiin, mahdollisiin yhtiöjärjestysmääräyksiin sekä osin myös vakiintuneisiin kokouskäytäntöihin. Kiinteistöliitto on laatinut yhtiökokouksen puheenjohtajan avuksi Kiinteistöliiton jäsensivuilta löytyvän oppaan "Puheenjohtajan nuotit yhtiökokouksen johtamiseen". Oppaassa käydään kohta kohdalta läpi yhtiökokouksen kulkua - siihen kannattaa käydä tutustumassa.

On hyvä myös muistaa, että yhtiökokouksessa osakkailla on kyselyoikeus eli hallituksen ja isännöitsijän on osakkaan pyynnöstä annettava tarkempia tietoja kokouksessa käsiteltävistä asioista, ja jos kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, velvollisuus koskee myös yhtiön taloudellista asemaa yleisemminkin. Tämä ei kuitenkaan koske tietoja, joiden antamisesta voisi yhtiölle aiheutua olennaista haittaa.

Lisäksi kaikkien yhtiökokoukseen osallistuvien olisi hyvä suunnata kokoukseen avoimin mielin sekä käytöstavat muistaen – tämä edesauttanee ylipäänsä asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa yhtiökokouksessa.