Kaupparekisteritiedot pikaisesti kuntoon

23.1.2019

Taloyhtiöiden kaupparekisteritietojen ajantasaisuuteen ja oikeellisuuteen tulee taloyhtiöissä kiinnittää nyt entistäkin enemmän huomiota. Paineita tietojen päivittämiseen tulee useammastakin uudistuksesta: vuoden alusta käyttöönotetusta tulorekisteristä sekä paperisten osakekirjojen siirtämisestä sähköiseen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään.

Taloyhtiöiden maksamat palkkiot ja palkat on vuoden 2019 alusta ilmoitettava uuteen tulorekisteriin. Ilmoitus on annettava sähköisesti jo viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän tulee perehtyä tulorekisteriin viimeistään nyt. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös satunnaisena työnantajana toimivia taloyhtiöitä. Ilmoituksen maksetuista palkoista, palkkioista ja korvauksista voi tehdä isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja. Ilmoituksen tekeminen edellyttää, että ilmoittajalla on yhtiöjärjestyksen mukaan nimenkirjoitusoikeus ja että henkilö on merkitty yhtiön tietoihin kaupparekisterissä.

Tammikuun 2019 alusta lähtien riittää, että ilmoitus maksetuista palkoista ja palkkioista tehdään vain yhteen paikkaan eli uuteen tulorekisteriin. Ilmoittamisen aikataulu kuitenkin nopeutuu, sillä tammikuusta lähtien ilmoitus on annettava jo viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoitus on pääsääntöisesti annettava sähköisesti. Taloyhtiön on ilmoitettava tulorekisteriin myös taloyhtiön hallituksen jäsenille maksetut kokouspalkkiot. Jos taloyhtiö maksaa hallituksen jäsenille kustannusten korvauksia esimerkiksi oman puhelimen käytöstä tai kilometrikorvauksia, myös nämä korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin.

Isännöitsijän palkkiot ja remonteista maksetut korvaukset on ilmoitettava, jos isännöitsijä tai remonttipalvelua tarjoava yritys tai henkilö ei ole ennakkoperintärekisterissä. Taloyhtiö voi tarkastaa ennakkoperintärekisteriin kuulumisen yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sivuilta.

Pieni taloyhtiö ei maksa vuoden aikana lainkaan varsinaisia palkkoja tai palkkioita. Sen sijaan pienessä, ilman huoltoyhtiöitä toimivassa taloyhtiössä voi olla käytäntönä maksaa hallituksen jäsenille kilometrikorvauksia, kun he hoitavat taloyhtiön asioita ja käyvät ostamassa esimerkiksi talven hiekotushiekat tai vievät ruohonleikkurin huoltoon.  Myös matkakustannukset taloyhtiön kuuluu ilmoittaa tulorekisteriin.

Huoneistotietojärjestelmä

Osakehuoneistorekisteri avattiin vuoden 2019 alussa, josta lähtien uudet taloyhtiöt perustetaan sähköisesti rekisteriin, eikä niille enää paineta osakekirjoja. Ennen 2019 alkua perustetut vanhan taloyhtiöt pääsevät mukaan toukokuun alusta 2019. Huoneistotietojärjestelmään siirretään vuoden 2022 loppuun mennessä kaikkien taloyhtiöiden osakeluettelot.

Osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään siirtäneillä taloyhtiöillä ei ole siirron jälkeen enää velvollisuutta pitää yllä osakeluetteloa. Siirron edellytyksenä on, että yhtiön edustajatiedot ovat kaupparekisterissä ajan tasalla. Osakehuoneistorekisteristä välitetään tieto osakekaupoista ja omistusmuutoksista taloyhtiön kaupparekisteriin merkitylle edustajalle sähköpostitse.

Kiinteistöliiton jäsentietojärjestelmä

Kiinteistöliitto Pirkanmaa lähettää jäsenkiinteistöjensä edustajille tietoa ja lehtiä sähköisesti tai postitse yli 20 kertaa vuodessa. Taloyhtiöiden hallinnon väki vaihtuu melko paljon, sillä viime vuonna muuttuivat yli 1800 taloyhtiön hallinnossa toimivan henkilön yhteystiedot. Kaupparekisteritietojen ajantasaisuus auttaa myös meitä Kiinteistöliitossa huomaamaan, jos yhteyshenkilöt ovat vaihtuneet. Jäsentalon edustaja pääsee tarkistamaan omat tietonsa jäsensivuiltamme ja mobiilijäsenkortin kautta. Puhelinsoitto tai sähköposti meille varmistaa, että ihmiset taloyhtiöiden hallinnossa saavat tietoa päätöksenteon tueksi nopeasti ja oikeaan osoitteeseen.